Thuiswerken als extra organisatierisico?

Dr. Martin van Staveren

Luis in de pels van wollige managementtaal, columniste Japke-d. Bouma, was er onlangs zeer stellig over in een van haar columns. Thuiswerken zal nooit de norm worden. Waarom niet? Omdat thuiswerken geen status heeft. Allerhande baasjes, van eigentijdse ‘chapter leads’ tot ouderwetse afdelingshoofden, ze hebben hun mensen maar al te graag om zich heen. Dit bij voorkeur in een glanzende kantoorsetting met alle entourage die daarbij hoort. Dit is iets wat ze allemaal moeten missen, thuis op de zolderkamer. Echter, er is nog een heel andere reden, eentje die aan de ego’s van leidinggevenden voorbijgaat: thuiswerken leidt tot extra risico’s voor de organisatie.

Ondanks de vele geweldige digitale mogelijkheden, thuiswerken blijft heel anders dan in de vertrouwde kantoortuin. Spontane ontmoetingen bij koffieapparaat en printer: ‘Das war einmal’. Overleg is digitaal en daarmee tweedimensionaal geworden. Niet alleen flink vermoeiend, als dat het grootste deel van de werkdag beslaat. Naast het spontane praatje is er ook nog het gemis aan non-verbale communicatie, waardoor de vaak zo waardevolle nuances van menselijke interacties verborgen blijven.

Prikkelende vraag

Onlangs sprak ik – uiteraard via het beeldscherm - twee jonge medewerkers die als voorbereiding op een webinar een prikkelende vraag stelden: ‘Heeft thuiswerken eigenlijk effect op het risicoprofiel van de organisatie?’ Ofwel, leidt thuiswerken tot extra of andere risico’s voor de organisatie? Deze vraag gaat een stuk dieper dan de uitgekauwde kans dat iemand thuis de kantjes vanaf loopt. De jonge medewerkers doelden op iets heel anders: de mogelijkheid dat risico’s makkelijker de organisatie binnenglippen, vanwege de afwezigheid van al die dagelijkse, spontane gesprekjes op kantoor. Risico’s die bijvoorbeeld ontstaan de ‘zwakke signalen’, die vage maar wel belangrijke indicaties van naderend onheil, thuis makkelijker over het hoofd worden gezien. Signalen van onderliggende risico’s die op kantoor wel tijdig zouden zijn opgemerkt en aangepakt, juist door die spontane ontmoetingen bij het koffieapparaat en de printer.

Wat zegt de wetenschap?

Een mogelijke oorzaak-gevolg relatie tussen thuiswerken en extra risico’s voor de organisatie, zelf had ik het nog niet bedacht. Wel bleef de vraag me intrigeren. Dus maar een duik genomen in de recente literatuur over thuiswerken en risicomanagement. Ook in de wetenschap blijkt de relatie tussen thuiswerken en extra organisatierisico’s grotendeels een blinde vlek. Slechts een handjevol artikelen is er over te vinden. Zo is er wat aandacht voor de toegenomen digitale afhankelijkheid en daarmee het belang van gedegen cyber security. In de periode van februari tot en met april van dit jaar stegen de cyberaanvallen op financiële instellingen bijvoorbeeld met 250 procent. Het fenomeen phishing, pogingen van criminelen om via valse e-mails bijvoorbeeld inloggegevens te krijgen, nam zelfs met 600 procent toe. Iets om rekening mee te houden.

Onderzoekers vanuit andere vakgebieden signaleren een toename van operationele risico’s binnen organisaties door overbelaste en daardoor gedemotiveerde medewerkers. Ook leidt dit tot een afname in productiviteit en daarmee winstgevendheid. De British Psychological Society biedt hiervoor overigens een remedie, via een praktische benadering om de fysieke en psychologische risico’s van thuiswerken te minimaliseren. Dit betreft onder meer hulp bieden (aan anderen én aan jezelf), je leren aanpassen aan veranderingen en werkdruk wegnemen via een goede privé-werkbalans. Vanzelfsprekend zijn dit onderwerpen om regelmatig te bespreken tussen leidinggevende en medewerker (bij voorkeur niet via het beeldscherm). Het inschatten en aanpakken van thuiswerkrisico’s door de werkgever is overigens een expliciet onderdeel van de benadering van de Britse psychologen.

Wat vindt de praktijk?

Wat vinden professionals die thuis werken er eigenlijk zelf van? Zien zij thuiswerken zelf ook als een organisatierisico? Een poll op LinkedIn gaf een bijna Noord-Koreaanse uitslag op de volgende vraag: Heeft thuiswerken, met voornamelijk digitaal contact, naar verwachting effect op het risicoprofiel van de organisatie waarvoor je werkt?

Ja, gaf 92 procent van een zeer diverse groep van 48 respondenten als antwoord. De ja-stemmers konden kiezen uit twee oorzaken: meer risico’s door minder direct contact en meer risico juist door het optreden van nieuwe risico’s. In totaal 36 procent gaf aan dat het risicoprofiel van de organisatie toeneemt door minder direct contact. Als toelichting werd bijvoorbeeld het verschuiven van informele communicatie naar hoofdzakelijk formele communicatie gegeven, met als resultaat verlies aan afstemming en sociale cohesie.

In totaal 56 procent gaf nieuwe risico’s als hoofdoorzaak van het hogere risicoprofiel. Eén van de nieuwe risico’s, die zich volgens een IT-expert al als probleem manifesteert, is het omgekeerde gebruik van de informatietechnologie. Leidinggevenden en medewerkers communiceren nu immers van buiten (thuis) naar binnen (organisatie), waarbij dat een voorheen van binnen naar buiten was. Op dit laatste is de IT-infrastructuur van organisaties ingericht, niet op het eerste. Het is dus alsof je met je auto steeds achteruitrijdt, in plaats van vooruit. Dit vraagt om extra alertheid, want ineens zitten de bestuurbare wielen aan de achterkant en niet meer aan de voorkant. Het gevolg in de huidige praktijk: processen vertragen, haperen en gaan minder soepel functioneren. Dit heeft vervolgens gevolgen voor organisatorische succesfactoren als kwaliteit, veiligheid, kosten, tijd en reputatie.

Op naar oplossingen

Gelukkig, er zijn ook oplossingen aangedragen door de professionals in de poll. Praktisch toepasbare oplossingen, die door een deel van de 8 procent aan nee-stemmers al worden toegepast. Denk aan het organiseren van een ‘digitale koffiecorner’. Ok, dit is natuurlijk niet écht spontaan. Het kan wel een waardevol dagelijks digitaal hoekje worden. Een hoekje waar informeel opmerkelijke signalen worden besproken, waar onzekere kwesties worden afgestemd en waar de laatste nieuwtjes worden uitgewisseld. Zo ontstaat een digitale ‘ritselruimte’ die zorgt voor de benodigde flexibiliteit en creativiteit. Naast het opmerken van risico’s kunnen ook nog kleine foutjes in werkzaamheden op tijd worden opgemerkt en aangepakt. Ver voordat ze escaleren tot echte problemen met echte consequenties.

Conclusie én drie nieuwe vragen

Wat is de voorlopige conclusie uit dit kleinschalige onderzoek? Thuis werken lijkt vanuit de nog karige literatuur en de bevraagde professionals inderdaad te leiden tot extra risico’s voor de organisatie. Extra, in de betekenis dat die risico’s niet spelen als iedereen weer als vanouds op kantoor zou werken. En ondanks de stelligheid van Japke-d. Bouma, het is maar zeer de vraag of dat als vanouds op kantoor werken wederom de norm wordt. Tot die tijd lijkt het wijs om de extra risico’s van thuiswerken niet te overdrijven, maar ze wel serieus te nemen. Meer nog dan op kantoor vraagt dit om het volgende: maak het omgaan met risico’s tot onderdeel van de dagelijkse routines. Dit kan ook digitaal en op afstand, eenvoudig door elkaar in alle formele én informele gesprekken steeds weer drie vragen te stellen. Vraag één: wat willen we, wat is ons doel of beoogde resultaat? Vraag twee: wat is daarbij onzeker, met welke mogelijke gevolgen en voor wie? En vraag drie: wat gaan we daar al dan niet aan doen, voor wie en met wie? Drie eenvoudige dagelijkse vragen dus, om de extra bedrijfsrisico’s van thuiswerken tijdig te zien en waar nodig aan te pakken. Wat een kans, voor nu en de komende tijd.

Dr. Martin van Staveren schrijft, adviseert en doceert over realistisch(er) omgaan met onzekerheden, risico’s én kansen. Hij schreef de boeken Risicogestuurd Werken en Risicoleiderschap. Onlangs verscheen zijn nieuwe boek Iedereen risicoleider: waarde realiseren en behouden in een onzekere wereld.

^{(bron: Avans+ november 2020)}