Registreren persoonsgegevens

Het registeren van gegevens is geen vrijblijvende opgave maar is gebonden aan wettelijke regelingen. Verzuimt u dit dan heeft dit mogelijk consequenties. Onlangs heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)een boete opgelegd bij een Utrechtse zorgoranisatie omdat zij de wettelijke richtlijnen had overschreden. De leidinggevenden voerden de mate van arbeidsongeschiktheid in het verzuimsysteem zonder dat zij een bedrijfsarts hadden geraadpleegd.

De leidinggevenden mogen alleen de ziekmeldingen registreren, de mate van arbeidsongeschiktheid mag alleen geregistreerd worden na raadpleging van de Bedrijfsarts. De toezichthouder heeft daarop een boete opgelegd. Mocht de organisatie de overtreding niet aanpassen dan kan de AP een boete opleggen die kan oplopen tot een maximum van 50.000 euro! Onderstaand treft u een uiteenzetting van wat u als werkgever wel en niet mag.

Wat mag niet (meer)?

Het is wettelijk niet toegestaan dat u als werkgever informeert naar de reden, aard en oorzaak van de ziekte van de zieke werknemer.

• Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag deze medische gegevens verwerken.
• Werkgevers mogen echter geen medische gegevens van hun personeel verwerken.
• De bedrijfsarts of arbodienst mag de medische dossiers van werknemers niet opslaan in een verzuimsysteem dat de werkgever zelf gebruikt én beheert.
• De werkgever mag geen gegevens noteren die iets zeggen over waar de klachten van de werknemers zoals er zijn klachten aan knie, rug, oog, handen, etc.

Wat wordt er van u verwacht?

• De werkgevers mag aan de zieke werknemers gegevens vragen die noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen hoe het verder moet met hun werkzaamheden. bijvoorbeeld wanneer de werknemer weer verwacht wordt op het werk.
• De werkgever dient de arbodienst of bedrijfsarts in te schakelen om een oordeel te geven over de mogelijkheden en beperkingen van de werknemer.

Wat is daarvoor nodig?

• De arbodienst dient met de werkgever een bewerkersovereenkomst af te sluiten. Hierin dient onder andere in te staan dat alleen de bedrijfsarts/arbodienst toegang krijgt tot de medische dossiers. Toegang is mogelijk via internet en dat dit is met de tweewegauthenticatie te identificeren. (Onlangs heeft u dit van ons ontvangen of zult u binnenkort van ons krijgen)
• Een adequaat verzuimprotocol dat voldoet aan de gestelde richtlijnen.

In het document de beleidsregels voor de zieke werknemer van het AP kunt dit alles nalezen. Mocht u vragen hebben over het voldoen aan de gestelde regels dan is het actualiseren van uw verzuimbeleid van belang.